Obowiązki sprawozdawcze organizacji pozarządowych w Polsce

Organizacje pozarządowe w Polsce podlegają określonym obowiązkom sprawozdawczym i rozliczeniowym wobec instytucji publicznych. Zakres tych obowiązków zależy m.in. od formy prawnej organizacji, posiadanego statusu (np. OPP), skali działalności oraz źródeł finansowania. Najważniejsze obowiązki sprawozdawcze realizowane są wobec Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Rozliczenia wobec Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)

Organizacje pozarządowe zarejestrowane w KRS – w szczególności fundacje, stowarzyszenia rejestrowe oraz organizacje pożytku publicznego – mają obowiązek regularnego składania dokumentów dotyczących swojej działalności. Do podstawowych obowiązków należą:

Składanie sprawozdań finansowych
Każda organizacja pozarządowa wpisana do KRS jest zobowiązana do corocznego sporządzenia sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy. Sprawozdanie finansowe obejmuje:

• bilans,

• rachunek zysków i strat,

• informację dodatkową.

Sprawozdanie to musi zostać zatwierdzone przez właściwy organ organizacji (np. walne zebranie członków lub radę fundacji), a następnie złożone do KRS w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia.

Sprawozdanie merytoryczne
Organizacje posiadające status organizacji pożytku publicznego (OPP) mają dodatkowy obowiązek sporządzania i składania sprawozdania merytorycznego z działalności. Dokument ten opisuje realizację celów statutowych, zakres prowadzonych działań, grupy beneficjentów oraz sposób wykorzystania środków finansowych w danym roku.

Aktualizacja danych w KRS
Organizacje są zobowiązane do zgłaszania wszelkich zmian danych ujawnionych w KRS, takich jak:

• zmiany w składzie zarządu lub organów nadzorczych,

• zmiana adresu siedziby,

• zmiany statutu,

• inne istotne informacje organizacyjne.

Zgłoszenia zmian należy dokonać w terminie 7 dni od ich zaistnienia.

Rozliczenia wobec Krajowej Administracji Skarbowej (KAS)

Organizacje pozarządowe, podobnie jak inne podmioty, podlegają przepisom prawa podatkowego. Zakres obowiązków wobec KAS obejmuje m.in.:

Podatek dochodowy (CIT i PIT)
Większość organizacji pozarządowych (fundacje i stowarzyszenia) podlega podatkowi dochodowemu od osób prawnych (CIT). Dochody przeznaczone na cele statutowe mogą korzystać ze zwolnień podatkowych, o ile spełnione są warunki określone w przepisach.

Organizacje pożytku publicznego (OPP) mogą dodatkowo otrzymywać środki z odpisu 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych, które muszą być wykorzystywane zgodnie z celami statutowymi i wykazywane w sprawozdaniach finansowych i merytorycznych.

Podatek VAT
Organizacje pozarządowe mogą podlegać obowiązkowi rozliczania podatku VAT, jeżeli prowadzą działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży towarów lub usług. Wiele NGO korzysta jednak ze zwolnienia z VAT, jeśli nie przekracza ustawowych limitów obrotów lub wykonuje czynności zwolnione z opodatkowania.

Deklaracje podatkowe i składkowe
NGO są zobowiązane do składania właściwych deklaracji podatkowych, w szczególności:

• deklaracji CIT-8,

• deklaracji związanych z podatkiem dochodowym od wynagrodzeń (np. PIT-4),

• dokumentów dotyczących składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (ZUS), jeżeli organizacja zatrudnia pracowników lub współpracowników.

Sprawozdania finansowe do KAS
Niezależnie od składania dokumentów do KRS, organizacje przekazują sprawozdania finansowe również do administracji skarbowej. Od 2019 roku sprawozdania finansowe składane są wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem dedykowanych systemów teleinformatycznych (np. ePUAP lub inne platformy administracji publicznej).

Sporządzanie i upublicznianie sprawozdań przez organizacje

Każda organizacja pozarządowa ma obowiązek corocznego sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego. W przypadku organizacji pożytku publicznego obowiązek ten jest rozszerzony o przygotowanie sprawozdania merytorycznego.

Rodzaje sprawozdań merytorycznych OPP:

• sprawozdanie podstawowe – dla organizacji, których roczny przychód przekroczył 100 tys. zł,

• sprawozdanie uproszczone – dla organizacji, których roczny przychód nie przekroczył 100 tys. zł.

Pierwsze sprawozdanie merytoryczne OPP sporządza się za rok, w którym organizacja uzyskała status OPP. Przykładowo, jeżeli status został nadany w 2021 roku, pierwsze sprawozdanie dotyczy roku 2021 i jest sporządzane w 2022 roku.

Publikacja sprawozdań w bazie NIW CRSO

Po zatwierdzeniu sprawozdań organizacje pożytku publicznego mają obowiązek opublikowania:

• sprawozdania finansowego,

• sprawozdania merytorycznego

w internetowej bazie sprawozdań prowadzonej przez NIW – CRSO. Terminy publikacji są ściśle określone w przepisach i ich niedochowanie może skutkować sankcjami.

Dodatkowo OPP są zobowiązane do zapewnienia publicznego dostępu do sprawozdań, co w praktyce oznacza również ich publikację na własnej stronie internetowej, jeżeli organizacja taką stronę prowadzi.

Kontrole i audyty

Zarówno Krajowy Rejestr Sądowy, jak i Krajowa Administracja Skarbowa są uprawnione do przeprowadzania kontroli organizacji pozarządowych. Kontrole mogą dotyczyć m.in.:

• prawidłowości sporządzania sprawozdań finansowych,

• zgodności rozliczeń podatkowych z obowiązującymi przepisami,

• realizacji celów statutowych,

• prawidłowości wykorzystania środków publicznych, w tym środków z odpisu 1,5% podatku.

Audyt w organizacjach pożytku publicznego (OPP)

Posiadanie statusu OPP nie zwalnia organizacji z obowiązku przeprowadzania audytu finansowego. Obowiązek ten wynika z art. 64 pkt 4 ustawy o rachunkowości i dotyczy organizacji, które w poprzednim roku obrotowym spełniły co najmniej dwa z następujących kryteriów:

• zatrudniały średniorocznie co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty,

• suma aktywów bilansowych wynosiła co najmniej 2,5 mln euro,

• osiągnęły przychody netto w wysokości co najmniej 5 mln euro.

Niezależnie od powyższego, obowiązek audytu może wynikać również z przepisów szczególnych. Dotyczy to organizacji pożytku publicznego, które:

• realizowały zadania publiczne zlecone przez administrację (w formie powierzenia lub wsparcia),

• otrzymały dotacje na realizację tych zadań w kwocie co najmniej 50 tys. zł w roku obrotowym,

• osiągnęły przychody w wysokości co najmniej 3 mln zł w roku obrotowym.

W takich przypadkach organizacja ma obowiązek poddać sprawozdanie finansowe badaniu przez biegłego rewidenta w roku następującym po roku, w którym spełnione zostały wskazane warunki. Audyt powinien zostać przeprowadzony możliwie jak najszybciej po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ponieważ opinia z badania stanowi integralną część dokumentów składanych do KRS oraz urzędu skarbowego.